Do zadań pracownika ds. kancelaryjnych należy:


• Zapewnienie warunków i obsługi techniczno-organizacyjnej sesji Rady
• Kompletowanie materiałów, informacji, projektów uchwał
• Sporządzenie protokołów z posiedzeń Rady
• Prowadzenie rejestru uchwał oraz zapewnienie dostarczania ich kopii do organów nadzoru oraz ich wywieszanie na tablicy ogłoszeń w budynku Urzędu
• Prowadzenie rejestru Zarządzeń Burmistrza
• Przekazywanie i koordynacja zadań wynikających z uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza
• Systematyczne informowanie Przewodniczących Rady o przebiegu realizacji uchwał
• Nadawanie biegu zgłoszonym wnioskom i prowadzenie terminowego ich załatwiania
• Zapewnienie radnym materiałów umożliwiających aktywne uczestnictwo na sesjach
• Prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji oraz czuwaniem nad prawidłowym ich załatwianiem
• Prowadzenie ewidencji stałych komisji, zespołów i ciał kolegialnych działających przy organach Gminy
• Współpraca z samorządami mieszkańców (sołectwami)
• Prowadzenie ewidencji, obiegu dokumentów i pism wchodzących do Urzędu oraz przekazywanie ich do załatwienia wg właściwości.
• Prowadzenie rejestru wniosków o udostępnianie dokumentów wynikających z wykonywania przez Gminę zadań publicznych
• Załatwianie spraw związanych z udostępnianiem dokumentów wynikających z wykonywania przez Gminę zadań publicznych
• prowadzenie rejestru i zbioru przepisów gminnych dostępnego do powszechnego wglądu.


---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Zadania wspólne dla wszystkich referatów i stanowisk:

• Przygotowywanie projektów uchwał, materiałów, sprawozdań i analiz pod obrady Rady z zakresu swego działania
• Przygotowywanie projektów zarządzeń, materiałów, sprawozdań i analiz dla Burmistrza z zakresu swego działania
• Realizacja zadań wynikających z postanowień uchwał rady oraz zarządzeń i postanowień Burmistrza
• Opracowywanie w zakresie swoich kompetencji danych do projektu budżetu (plany rzeczowo-finansowe) zgodnie z terminami określonymi w uchwale dotyczącej procedury uchwalania budżetu
• Opracowywanie projektów planów realizacji przedsięwzięć gospodarczych, społecznych i organizacyjnych
• Realizacja zadań w zakresie obronności kraju oraz obrony cywilnej na terenie gminy należących do kompetencji burmistrza
• Współdziałanie z organizacjami społecznymi, zawodowymi i gospodarczymi
• Rozpatrywanie skarg i wniosków
• Współdziałanie z organami administracji rządowej i samorządowej
• Współpraca z komisjami rady w zakresie kompetencji referatu lub samodzielnego stanowiska
• Zapewnienie właściwej, terminowej i rzetelnej realizacji zadań
• Sprawy związane z ustawa o zamówieniach publicznych w zakresie kompetencji referatu, samodzielnego stanowiska ( przygotowywanie materiałów niezbędnych do zastosowania właściwej procedury)
• Wykonywanie na polecenie burmistrza innych zadań w sprawach nie objętych zakresem swojego działania
• Dbałość o racjonalne wykorzystanie środków pracy, stałe usprawnianie pracy
• Przestrzeganie zasad instrukcji kancelaryjnej i instrukcji o archiwum zakładowym
• Gruntowa znajomość obowiązujących przepisów prawa ds. ustalonych w zakresie czynności oraz prawa samorządowego, administracyjnego, kpa i przepisów gminnych
• Aktualizowanie przepisów prawnych, znajomość orzecznictwa
• Przedstawianie kopii umów lub zleceń pracownikowi ds. organizacyjno-administracyjnych celem wprowadzenia do rejestru
• Właściwa organizacja pracy i należyte wykorzystanie czasu pracy
• Dbałość o ład i porządek, ochronę mienia i dobre stosunki międzyludzkie pracy
• Sprawy dotyczące projektów pozyskiwania środków europejskich w zakresie objętym przypisanymi obowiązkami
• Współpraca z innymi pracownikami urzędu, udostępnianie im materiałów, informacji niezbędnych do właściwego wykonywania zadań jednostki
• Współpraca z wykonującymi czynności kontrolne
• Ponoszenie odpowiedzialności za prowadzone sprawy – odpowiedzialność określona w zakresach czynności poszczególnych pracowników
• Przygotowywanie sprawozdań objętych zakresem swojego działania min GUS, finansowe itp